POLÍTICAS DEL SISTEMA SAGRILAFT

Las presentes políticas fueron adoptadas por la Compañía Colombiana de Esmaltes S.A., para el adecuado manejo del SAGRILAFT en lo referente a las etapas y elementos del Sistema, y son de estricto cumplimiento por parte de todos los accionistas, miembros de Junta Directiva, Staff de asesores, terceros vinculados y todos los empleados de la Empresa.

Estas políticas serán actualizadas teniendo en cuenta los cambios en la normatividad aplicable a la Empresa y las modificaciones que se lleguen a dar sobre sus procesos y que sean aprobadas por la Junta Directiva.

Políticas Generales del Sistema SAGRILAFT

Es deber de la Empresa, sus accionistas, su Oficial de cumplimiento, sus directivas y demás empleados dar cumplimiento a los siguientes lineamientos:

  • Todos los empleados son directamente responsables de velar por la ejecución, adecuado cumplimiento y tratamiento de todas las normas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, en el marco de sus responsabilidades.
  • Todos los miembros de la Junta Directiva, los empleados, proveedores, contratistas y Clientes de la Empresa, incorporan como parte integral del desarrollo de sus actividades las correspondientes al SAGRILAFT, dando estricto y obligatorio cumplimiento a las políticas, procesos y procedimientos relacionados, sin excepción salvo aquellas definidas en la ley, de igual forma, consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del Oficial de cumplimiento, así como de todos los empleados de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SAGRILAFT.
  • La Empresa realizará las consultas y cruces de contrapartes con las siguientes listas restrictivas de personas o entidades que pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo:
  • Listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas restrictivas (de ahora en adelante “Lista ONU”).
  • Lista OFAC
  • Listas restrictivas terroristas de la Unión Europea.
  • Se consultarán otras bases de datos establecidas para la prevención del lavado de activos y/o la financiación del terrorismo, las cuales se encuentran en la página de la Superintendencia de Sociedades.

Si la coincidencia en la lista OFAC o en las listas de sanciones del Consejo de Seguridad de la ONU es identificada de forma posterior al establecimiento de la relación con la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE ESMALTES S.A., el Oficial de Cumplimiento deberá analizar el caso y se procederá a la terminación de la relación contractual o comercial, informando previamente al Representante Legal.

  • La Empresa realizará a través del aplicativo adquirido para estos fines o en su defecto en la página de la superintendencia de sociedades las consultas y cruces de contrapartes con las listas restrictivas de personas o entidades que pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo al momento de vincularse con la Empresa.
  • Para llevar a cabo cualquier relación contractual se deberá realizar el análisis de riesgo respectivo, con el fin de prevenir el relacionamiento con contrapartes vinculadas a dineros ilícitos o a actividades de LA/FT/FPADM o cualquiera de sus delitos fuente de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Empresa.
  • Las relaciones de negocio con personas que ocupen o hayan ocupado cargos públicos importantes o que, por razón de su cargo, manejen recursos públicos, o que detecten algún grado de poder o reconocimiento público; requieren procesos para su conocimiento más estrictos o diligencia avanzada.
  • Para efectos de la identificación de la calidad como PEP de una contraparte, la compañía considera como tal a las contrapartes todos aquellos que se encuentren enunciados en el decreto 1674 de 2016 del régimen de las Personas Expuestas Políticamente, o los que apliquen en caso de alguna modificación.
  • Es importante resaltar que no excluye otras contrapartes que, debido a la naturaleza de sus operaciones, sean definidas por la Empresa después de su análisis riguroso.

Para la identificación como PEP se utilizarán los siguientes mecanismos:

  • Consulta en listas restrictivas e Internet
  • Por declaración del propio PEP, obtenida durante el proceso de vinculación a la Empresa.

En el caso de que la Contraparte responda afirmativamente acerca de su condición de PEP o la Empresa detecte tal condición durante el proceso de vinculación, deberá ser aprobado por el Comité de Cumplimiento de la compañía, conforme con los términos del proceso de evaluación de riesgos.

  • Como parte de la debida diligencia en el conocimiento de las contrapartes y de su información relacionada, la compañía deberá realizar procesos de actualización como mínimo de forma anual, siempre y cuando en las políticas y procedimientos relacionados con la creación, selección, contratación o vinculación de contrapartes no se defina una periodicidad menor en caso de presentarse circunstancias que lo ameriten.
  • Los soportes de las operaciones reportadas a la UIAF, así como la información de registros de transacciones y documentos del conocimiento de las contrapartes, se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.
  • La compañía atenderá a través del Oficial de Cumplimiento, la entrega de información y explicaciones que le soliciten las autoridades competentes en materia de lavado de activos y/o financiación del terrorismo e informará previamente al Representante Legal acerca de los requerimientos y sus respectivas respuestas.
  • La compañía debe diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SAGRILAFT dirigidos a todos los empleados de la Empresa, con el fin de dar cumplimiento a la política de LA/FT/FPADM. Así mismo, se deberá capacitar durante el proceso de inducción a los nuevos empleados y a los terceros (no empleados de la Entidad) cuando sea procedente.
  • Los programas de capacitación deben definirse para ser impartidos como mínimo de forma anual y se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas, donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.
  • El incumplimiento o violación a las políticas y normas del SAGRILAFT, constituye una falta grave. En consecuencia y en los casos en que haya lugar, se aplicarán los procedimientos y las sanciones establecidas por el Reglamento Interno de Trabajo y se seguirá el procedimiento señalado en el Código de Ética.
  • En la divulgación de esta política a los empleados, se darán a conocer las sanciones que acarreará el no cumplir y acatar las políticas y normas relacionadas.

 

  • Es responsabilidad de la compañía, verificar que los empleados cumplan a cabalidad con las instrucciones impartidas y que cualquier información relacionada con el LA/FT/FPADM, se ponga de manera inmediata en conocimiento del Oficial de Cumplimiento.
  • Evitará cualquier tipo de relación de todo tipo con Bancos pantalla o Shell Bank.
  • Establecerá los mecanismos conducentes a evitar cualquier relación de todo tipo con países o jurisdicciones establecidos por el GAFI como no cooperantes o paraísos fiscales.
  • COMPAÑÍA COLOMBIANA DE ESMALTES S A ha establecido lineamientos para el conocimiento y tratamiento de su contra partes entendidos estos como:
  1. Con quienes se tenga un compromiso contractual tácito y escrito de cualquier índole.
  2. Con quienes se celebren negocios o transacciones comerciales de los siguientes topes:
  3. Para Proveedores con volúmenes anuales O individuales superiores a 130 Millones de pesos.
  4. Se entenderá como Clientes aquellos con volúmenes anuales o individuales superiores a 100 millones de pesos.
  5. Se entenderá como Usuarios de ventas masivas los inferiores a dicho valor.

Se publica el 1 de septiembre de 2021.

JUAN CAMILO ARIAS ABAD

Gerente General