POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
LA COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S A:
- Realizará la debida gestión y desarrollará los mecanismos e instrumentos requeridos en materia para evitar que sus actividades adscritas a su objeto social se vean permeadas por prácticas asociadas a delitos relacionados con la corrupción y el soborno trasnacional.
- Propenderá a establecer en la organización una adecuada cultura organizacional basada en riesgos dirigida a todas sus contrapartes.
- Establecerá procedimientos que divulgará a toda la organización, con respecto al cumplimiento de los direccionamientos y principios rectores establecidos en la normativa que mitiguen el riesgo de Corrupción y soborno Trasnacional.
- Colaborará activamente con todas las entidades gubernamentales judiciales con respecto a la información que requieran con el margen de oportunidad debida.
- Entiende y se compromete con un compromiso decidido de la Junta Directiva de enmarcar sus prácticas conforme lo consagra la normativa al respecto del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
- Realizará evaluación exhaustiva de los riesgos mediante la detección, identificación, corrección y prevención de los accionistas a los delitos de corrupción y soborno trasnacional.
- Está comprometida con el control y la supervisión de las operaciones realizadas con sus contrapartes, contratistas y demás relaciones con el exterior y entidades nacionales con el propósito de evitar cualquier situación que sugiera un acto de corrupción o soborno trasnacional.
- Designará un oficial de cumplimiento como el funcionario responsable de la ejecución de todas las medidas conducentes a mitigar los riesgos de Corrupción y Soborno Trasnacional en la compañía.
- Tiene documentados los debidos Canales de Comunicación con el propósito de que los funcionarios y demás agentes a nivel externo tengan el acceso de forma confidencial a denuncias por situaciones que denoten actos de corrupción o soborno trasnacional, de lo cual la COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S.A., se compromete a que no exista ningún tipo de represalias de ninguna índole al respecto.
- Entiende que el riesgo LA/FT/FPADM debe ser administrado mediante la puesta en marcha de toda la normativa emanada por la Superintendencia de Sociedades y los organismos internacionales en la lucha contra tales flagelos
- Se compromete a realizar las actualizaciones pertinentes conforme lo demarque los cambios del entorno a nivel industria y normativo
- Se asegurará de tomar las medidas conducentes a que todas las actuaciones de los empleados y contratistas que representen la compañía tendrán que actuar conforme a los valores corporativos y constitucionales.
- En cabeza de sus directivas y demás personas que representen a la compañía, se compromete a mantener un marco de conducta recta, honesta en cada una de sus actuaciones y en la información que se suministra al público en general.
- Obsequios y Reconocimientos Permitidos: Los actos de reconocimiento comercial son permitidos únicamente para los representantes legales, administradores, directores, accionistas y colaboradores de terceros; aquellos actos de cortesía comercial, tales como los detalles de agradecimiento, bonificaciones u otros, los cuales, en todo caso, no podrán exceder los valores que apruebe en su momento la Junta Directiva, dando aviso al área contable y al Oficial de Cumplimiento designado por la Junta Directiva.
- En la Compañía se tiene como política de reembolso de gastos se legalizan por rendición de cuentas, de acuerdo al destino y días de viaje, donde se legalizan o reembolsan según el caso, los efectivamente incurridos y autorizados teniendo en cuenta las directrices del área contable.
- Obsequios y Reconocimientos NO Permitidos: Todos los representantes legales, colaboradores, miembros de Junta directiva, directores, y en general cualquier representante de la Compañía, tienen prohibido otorgar:
- Comisiones o propinas: No es permisible ninguna práctica que potencialmente pueda ser considerada como corrupta, es decir, que pretenda otorgar comisiones o propinas en contravención a los requisitos establecidos en este documento o por los productos y servicios prestados por la compañía.
- Dar o prometer (o recibir/aceptar), directa o indirectamente, dinero, regalos o beneficios: Sean estos de cualquier tipo, de manera personal o a terceros, (administración pública, asociaciones, otras organizaciones de tipo similar, clientes, proveedores, y terceros privados), con el propósito de obtener una ventaja indebida, de índole personal o para la compañía, buscando influenciar al receptor.
- Conductas Ilegales o Reprochables: Todos los colaboradores, representantes, directivos o accionistas, evitarán cometer cualquier conducta reprochable o que incluyan prácticas corruptas, para lograr objetivos económicos o beneficios para la compañía o beneficios personales.
- En general se prohíbe recibir:
- Regalos, presentes, propinas, donativos, contribuciones, entretenimiento, dinero en efectivo o cosas materiales de valor a cambio de obtener un beneficio propio en relación con negocios para la compañía y o que tengan un conflicto de interés.
- Regalos, presentes, donativos, contribuciones, entretenimiento, dinero en efectivo o cosas materiales de valor, comisiones, propinas, a cambio de obtener un beneficio propio en procesos licitatorios en los que participa la compañía.
Los empleados, directivos o representantes que viajen al exterior, por razones de negocios a nombre de la Compañía o en su representación, no podrán:
- Ofrecer, dar, prometer, autorizar, dinero o cualquier bien-material (dinero en efectivo, regalos, prestamos, comidas, viajes, alojamiento) a ningún servidor público o privado, o persona natural o persona jurídica, con el fin de obtener, retener, o direccionar negocios a cualquier persona, para obtener una ventaja propia o para el bien de la compañía.
- Se prohíbe el otorgamiento de regalos, viajes, atenciones, tarjetas de regalos (bonos), así no sean de valor material, si es considerado un acto corrupto, para obtener una ventaja inapropiada u obtener un favor, concepto favorable hacia la Compañía o su representante con dinero propio de la persona.
- No podrán realizarse pagos, otorgarse regalos, beneficios o comisiones no autorizadas a través de intermediarios; tales gratificaciones y beneficios deberán contar con la aprobación previa del directivo que lidere el área correspondiente, dando aviso al área contable y al Oficial de Cumplimiento.
- Se prohíbe el ocultamiento de bonificaciones, regalos o comisiones no autorizadas a través del registro de otros gastos.
- No pueden dar regalos, viajes, atenciones, tarjetas de regalos (bonos), así no sean de valor material, si es considerado un acto corrupto, para obtener una ventaja inapropiada u obtener un favor, concepto favorable hacia la compañía o su representante, con gastos a cargo de la compañía.
- No deben realizarse aportes, contribuciones a campañas políticas, a nombre de la compañía directa o indirectamente, mediante pagos, publicidad, o a cualquier entidad relacionada con un cargo político, sin previa autorización por parte de la Junta Directiva.
- No se autorizan anticipos para gastos de empleados públicos, con cargo a la compañía.
- Si se trata de un exservidor público, contratado con la compañía, en ningún caso, podrá hacer uso de la información confidencial de la compañía o del ente gubernamental o tráfico de influencias en razón al cargo que desempeñó.
LA COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S A:
- Entiende, aplica y acepta que el desarrollo de los mecanismos establecidos por la normativa a saber: los direccionamientos tales como la Detección, la Identificación, la Corrección y la prevención hacen parte integral y trascendental en el cumplimiento de una adecuada administración del riesgo de Corrupción y soborno trasnacional.
- Realiza periódicamente un estudio en los cambios del entorno con respecto al análisis de un contexto externo e interno que le permitan actualizar oportunamente sus políticas y procesos
- Se abstendrá de realizar cualquier tipo de operación con personas naturales o jurídicas que se encuentren inmersas en listas vinculantes para Colombia, incluyendo la lista OFAC.
- Realizará la debida vinculación y actualización de la información de sus contrapartes, verificando su identidad, ubicación y desarrollará la verificación de antecedentes con el propósito de determinar su nivel de exposición al riesgo.
- Realiza la debida diligencia de conocimiento de sus contrapartes entendidas por la normativa como: Sus empleados, Junta directiva, Representante Legal, Accionistas, Proveedores, Clientes y demás agentes económicos con el propósito de identificar actos o transacciones que sugieran la materialización de los riesgos en materia.
- Realizará todas las actividades tendientes a realizar el debido conocimiento de sus contrapartes en el sentido de determinar quién de ellos se determina como un PEP (persona expuesta políticamente) entendiéndolas como personas expuestas en un mayor nivel a los riesgos materia del presente manual, y realizará las indagaciones y debida diligencia pertinente para determinar sus antecedentes, así mismo realizará el debido monitoreo a sus transacciones.
- Así mismo la Superintendencia de Sociedades ha dispuesto el enlace del canal de denuncias de la Supersociedades por actos de corrupción en el link: