POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
MANUAL DE
POLITICAS Y PROCESOS DE PROTECCION DE DATOS
Ley 1581/2012
La Ley de Protección de Datos
Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas
en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades
de naturaleza pública o privada.
Los datos personales conforman la
información necesaria para que una persona pueda interactuar con otras o con
una o más empresas y/o entidades para que sea plenamente individualizada del
resto de la sociedad, haciendo posible la generación de flujos de información
que contribuyen con el crecimiento económico y el mejoramiento de bienes y
servicios.
En este orden de ideas, se hace
imprescindible una adecuada gestión, protección y tratamiento de las bases de
datos, siendo esta parte integral de su vida privada y derecho a un buen
nombre, como principio constitucional, sin menoscabar la sana administración de
riesgos y conocimiento que deben tener todas las compañías con respecto a sus
contrapartes.
En tal sentido, la ley 1581 de
2012, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas
las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos,
libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la
Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el
artículo 20 de la misma.
Como resultado, la empresa se
acoge a lo que estipula el artículo 27 del Reglamento 1377, donde los
responsables y encargados del tratamiento deberán garantizar la existencia de
una estructura administrativa, proporcional a la estructura de la empresa, que
vele por el cumplimiento de la ley 1581. Entendiendo este aspecto como crucial
para que la adecuación e implantación de la privacidad y protección de datos
sean efectivos.
OBJETIVO
El presente Manual tiene por
objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas que han
autorizado el tratamiento de sus datos personales por parte de la Compañía, a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de la Empresa, o cuyo tratamiento
ha sido encargado a la misma en desarrollo y cumplimiento de su objeto social,
así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se
refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la
información) de la Constitución Política de Colombia.
ALCANCE
La COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S.A., en el rol de responsable o encargada del tratamiento de los datos personales, está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos de sus empleados, su junta directiva, sus accionistas, sus clientes, sus proveedores y los terceros. Por lo tanto, en el presente documento se articulan los procesos y actividades que involucran el tratamiento de los datos personales, los cuales están alineados con las normas y directrices que lo regulan.
GLOSARIO
·
Autorización: Consentimiento previo,
expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
personales;
·
Base de Datos: Conjunto organizado de
datos personales que sea objeto de Tratamiento;
·
Dato personal: Cualquier información vinculada o
que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables;
·
Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
·
Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
·
Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento;
·
Tratamiento: Cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión
·
Administrador de base de datos personales:
Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más
bases de datos que tiene información personal que hayan otorgado su respectiva
autorización de tratamiento a La COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S A.
POLITICA GENERAL
COMPAÑIA COLOMBIANA DE ESMALTES S
A en su calidad de entidad vigilada, propende por la comprensión, práctica y
ejecución de todos los mecanismos e instrumentos establecidos en la normativa
para la protección de datos de todos sus agentes económicos.
PRINCIPIOS
RECTORES
·
Principio de legalidad en materia de
Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una
actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás
disposiciones que la desarrollen;
·
Principio de finalidad: El Tratamiento
debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley,
la cual debe ser informada al Titular;
·
Principio de libertad: El Tratamiento
sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento;
·
Principio de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
·
Principio de transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
·
Principio de acceso y circulación
restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza
de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En
este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo
la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la ley;
·
Principio de seguridad: La información
sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
·
Principio de confidencialidad: Todas las
personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
DERECHOS Y
CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Datos sensibles. Para los
propósitos de la ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el
Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
·
El Titular haya dado su autorización explícita a
dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el
otorgamiento de dicha autorización;
·
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar
el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.
·
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las
actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación,
ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
·
El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial.
·
El Tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento
se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños,
niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y de las
entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de
sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y
seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su
derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.
Derechos de los Titulares.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del
tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
b) Solicitar
prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la ley.
c) Ser
informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar
ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e) Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Legitimación para el Ejercicio
Del Derecho Del Titular. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por
las siguientes personas:
1) Por
el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición la Organización Internacional
Jiménez Ramírez.
2) Por
los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o
incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
3) Por
el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o poder correspondiente.
Autorización del Titular. Sin
perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere
la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
·
Casos en que no es necesaria la autorización. La
autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
·
Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
·
Datos de naturaleza pública;
·
Casos de urgencia médica o sanitaria;
·
Tratamiento de información autorizado por la ley
para fines históricos, estadísticos o científicos;
·
Datos relacionados con el Registro Civil de las
Personas.
Quien acceda a los datos
personales sin que medie autorización previa deberá, en todo caso, cumplir con
las disposiciones contenidas en la ley.
Suministro de la información.
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio,
incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información
deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y
deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
El Gobierno Nacional establecerá
la forma en la cual los responsables del tratamiento y encargados del
tratamiento deberán suministrar la información del titular, atendiendo a la
naturaleza del dato personal.
Deber de informar al Titular.
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la
autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
·
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos
personales y la finalidad del mismo;
·
El carácter facultativo de la respuesta a las
preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre
los datos de las niñas, niños y adolescentes.
·
Los derechos que le asisten como titular.
·
La identificación, dirección física o
electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento
deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo
y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
Personas a quienes se les puede
suministrar la información. La información que reúna las condiciones
establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a. A
los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b. A
las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial;
c. A
los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
DEBERES DE LOS
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
La COMPAÑIA COLOMBIANA DE
ESMALTES S.A., cumple los siguientes deberes:
a) Garantiza
al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicita
y conserva, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el titular.
c) Informa
debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conserva
la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantiza
que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualiza
la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada.
g) Rectifica
la información cuando sea incorrecta y comunica lo pertinente al encargado del
tratamiento.
h) Suministra
al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i)
Tramita las consultas y reclamos formulados en
los términos señalados en la ley.
j)
Adopta un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos;
k) Informa
al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo;
l)
Informa a solicitud del Titular sobre el uso
dado a sus datos;
m) Informar
a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los titulares.
n) Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
PROCESO PARA
CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas. Los titulares o sus causahabientes podrán
consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de
datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o
encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación
del titular.
La consulta se formulará por el
medio habilitado por el responsable del tratamiento o encargado del
tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta
será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de
la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
Las disposiciones contenidas en
leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán
establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Reclamos. El titular o sus
causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán
presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el Encargado del
tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El
reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento
o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En
caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
3. Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
4. El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
5. Cuando
no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
6. Requisito
de procedibilidad. El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de
consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento.
TRANSFERENCIA DE
DATOS A TERCEROS PAÍSES
Se prohíbe la transferencia de
datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles
adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel
adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún
caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando
se trate de:
a) Información
respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia.
b) Intercambio
de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por
razones de salud o higiene pública.
c) Transferencias
bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
d) Transferencias
acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de
Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
e) Transferencias
necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable
del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y
cuando se cuente con la autorización del titular;
f) Transferencias
legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos no contemplados como
excepción en el presente artículo, corresponderá a la Superintendencia de Industria
y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia
internacional de datos personales. Para el efecto, el Superintendente queda
facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a
establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la
operación.
Las disposiciones contenidas en
el presente artículo serán aplicables para todos los datos personales,
incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008.